Jeżeli planujesz otworzyć własną działalność gospodarczą, zapewne stoisz przed dylematem czy powinieneś zatrudnić firmę do prowadzenia księgowości, czy może dasz radę zająć się tym sam. Zwłaszcza, gdy mowa o jednoosobowej działalności gospodarczej, wówczas pojawia się myśl, że rozliczanie firmy na własną rękę nie jest aż tak kłopotliwe. Wielu świeżo upieczonych przedsiębiorców podejmuje taką decyzję, zwłaszcza, że na początku 2020 wszedł w życie przepis, na mocy którego osoby, które dopiero otworzyły działalność gospodarczą lub odwiesiły jej działanie po 36 miesiącach przerwy, zyskują prawo do popełniania błędów. To pozwala na uniknięcie kary, w przypadku, gdy dojdzie do pomyłki i błędna sytuacja zostanie jak najszybciej naprawiona. Dzięki temu młodzi przedsiębiorcy nie muszą się stresować zbytnio nowymi wyzwaniami. Jednak prowadzenie księgowości własnej firmy i tak wiąże się z dodatkowymi obowiązkami oraz nieustającym trzymaniem ręki na pulsie w kwestii zmieniających się przepisów.
O czym należy pamiętać decydując się na samodzielne rozliczanie firmy
Rejestracja w CEIDG
Już gdy wypełniasz wniosek do CEIDG, w jednym z pól formularza zobaczysz pytanie o księgowość. Jeżeli zdecydowałeś się na zatrudnienie firmy, wówczas musisz tu wpisać nazwę biura rachunkowego, z którym podjąłeś współpracę. Jeśli zaś zamierzasz rozliczać firmę samodzielnie, pole to należy zostawić puste.
Warto tu dodać, że aby prowadzić księgowość własnej działalności gospodarczej nie trzeba mieć ukończonych żadnych szkoleń, kursów ani posiadać specjalnych certyfikatów. Niemniej nie zwalnia to z obowiązku ciągłego dokształcania się w kwestii obowiązujących przepisów i procedur. Prawo do popełnienia błędów kończy się po 3 latach prowadzenia firmy, a konsekwencje popełnionych błędów bywają dotkliwe. Nie wspominając o tym, że nawet i w tym trzyletnim okresie ochronnym naprawianie własnych pomyłek bywa kosztowne, choćby ze względu na poświęcony temu czas.
VAT - czy dotyczy Twojej działalności?
Musisz być świadom tego, że pewne rodzaje działalności gospodarczej bezwzględnie wymagają rejestracji jako czynny VAT-owiec, natomiast inne są z tego obowiązku zwolnione. Już przed założeniem firmy powinieneś zorientować się, która z opcji Cię dotyczy. Możesz to sprawdzić w ustawie o VAT, w artykule 43. Znajdziesz w nim listę zwolnionych branż.
Pamiętaj też, że możliwość skorzystania z podmiotowego zwolnienia VAT, przysługuje przedsiębiorstwom, których przychody ze sprzedaży opodatkowanej w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 200 tysięcy złotych netto.
Jeżeli Twoja firma nie posiada siedziby na terenie Polski, lub jeśli jesteś prawnikiem, jubilerem bądź też sprzedajesz towary objęte akcyzą (oprócz artykułów tytoniowych), wówczas nie możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT.
Jeśli nie czujesz się pewnie w tych kwestiach i nie jesteś przekonany czy obowiązek rejestracji jako płatnik VAT Cię dotyczy, skonsultuj tę sprawę z doświadczonym księgowym lub złóż pisemne pytanie w Urzędzie Skarbowym.
Wybór programu do księgowania
Jako własny księgowy musisz na początek wybrać odpowiedni program do prowadzenia rozliczeń. Teoretycznie można wszystko prowadzić ręcznie w zeszycie, w ramach księgi Przychodów i Rozchodów. To na jej podstawie wylicza się na przykład zaliczki na podatek dochodowy. Dokument ten powinien zawierać następujące informacje:
- przychody uzyskane ze sprzedaży i usług
- koszty prowadzenia działalności.
Na szczęście skorzystanie z gotowego programu nieporównywalnie ułatwia sprawę, automatyzuje pewne działania i niweluje ryzyko popełnienia błędów w obliczeniach.
Wybrany program księgowy, obsługujący typ działalności gospodarczej, w którym działa Twoja firma, musi zostać następnie skonfigurowany i zasilony danymi przedsiębiorstwa:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- adres firmy,
- NIP,
- forma opodatkowania,
- okres rozliczania się,
- informacja o wysokości składek ZUS,
- zapisy z ostatnich deklaracji VAT,
- ewentualnie: informacje o samochodach w firmie
Następnie musisz zadbać o narzędzie do wystawiania faktur, jeżeli nie jest ono częścią programu do prowadzenia księgowości, co jednak najczęściej ma miejsce. Jeśli jednak będziesz do tego celu używał zewnętrznego narzędzia, musisz wówczas wszystkie dane do faktur wpisywać ręcznie, co może być źródłem pomyłek i błędów.
Rozliczenie księgowe na koniec miesiąca
To kolejna rzecz, o której jako swój własny księgowy musisz pamiętać. Na koniec miesiąca lub kwartału musisz przygotować rozliczenie firmy, wliczając w to wszystkie kwoty, w tym podatki do zapłaty oraz koszty. Rozliczenie to należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.
Następny krok to oczywiście opłacenie wszystkich należnych podatków do Urzędu Skarbowego - do 20. dnia miesiąca musisz uiścić zaliczki na podatek dochodowy, a do 25. dnia miesiąca - VAT.
Ostatnia czynność związana z rozliczaniem miesiąca lub kwartału to wysłanie deklaracji VAT oraz JPK VAT, czyli Jednorodnego Pliku Kontrolnego. Jeżeli korzystasz z nowoczesnego programu do prowadzenia księgowości, to możesz liczyć na to, że bez większego problemu i bez Twojego większego zaangażowania, oba te pliki zostaną w nim wygenerowane.
Faktoring
Jako przedsiębiorca i własny księgowy musisz przede wszystkim zapewnić płynność finansową swojej firmy. Jeżeli nie korzystasz z kredytu przeznaczonego dla przedsiębiorstw, możesz zdecydować się na usługę faktoringu. W dużym skrócie, polega ona na tym, że nawet w przypadku faktur o długim terminie płatności, współpracując z firmą faktoringową, niemal natychmiast otrzymujesz należność na swoje konto, na podstawie faktur, które uprzednio wysłałeś swoim kontrahentom. Dzieje się tak dzięki podpisaniu z firmą faktoringową cesji wierzytelności, czyli przeniesienia uprawnień do wierzytelności. To ciekawe rozwiązanie, które zapewnia płynność finansową i zabezpiecza działalność zwłaszcza małych firm.
Samodzielne prowadzenie księgowości - wady i zalety
Z całą pewnością prowadzenie samemu rachunkowości w swojej firmie pozwala na pewne oszczędności, co zwłaszcza w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych o niezbyt wysokich przychodach może być dobrym rozwiązaniem. Księgowość małej firmy nie jest skomplikowana i nie wymaga specjalnych szkoleń czy uprawnień.
Jednak bez wątpienia wymaga orientowania się w przepisach i procedurach, a to może odciągać przedsiębiorcę od samego biznesu i zabierać mu cenny czas. Jeśli jeszcze nie podjąłeś ostatecznej decyzji, spróbuj przez pewien czas samemu zająć się rozliczeniami firmy - wówczas przekonasz się czy jest to rozwiązanie dla Ciebie.
