Jak szybko otrzymać od klienta pieniądze za fakturę?

Jako przedsiębiorca z pewnością niejeden raz musiałeś czekać na należność dłużej niż termin płatności widniejący na fakturze. Kreatywność wymówek usługobiorców bywa niekiedy wręcz imponująca. Wielu usługodawców słyszało często historię o tym, że osoba odpowiadająca za płatności przebywa akurat na urlopie. Co bardziej bezczelni usługobiorcy nawet nie fatygują się, by odpowiedzieć na ponaglenia. Jak zatem wpłynąć na klienta, który uchyla się przed płatnością? Czy w ogóle można uniknąć takich sytuacji? Oczywiście! Czy znasz już usługę faktoringu? Przybliżamy ją w poniższym artykule. 

Usługa lub sprzedaż a data wystawienia faktury

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca powinien wystawić fakturę najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym zrealizowano usługę lub dokonano sprzedaży. Data dostarczenia usługi jest jednak istotna nie tylko do ustalenia, kiedy wystawić fakturę. Wpływa ona także na datę zaistnienia obowiązku podatkowego, zarówno dochodowego, jak i VAT. Dlatego nietrudno zrozumieć, że skoro realizacja usługi równa się konieczności odprowadzenia podatków, to każdemu przedsiębiorcy zależy, aby pieniądze za dostarczoną usługę lub towar znalazły się jak najszybciej na jego koncie. Najszybciej albo przynajmniej w terminie ujętym na fakturze lub też innym dokumencie, stanowiącym podstawę realizacji danej usługi. Należy jednak postawić sprawy jasno - brak terminowej zapłaty jest nie tylko zachowaniem niehonorowym, ale przede wszystkim jest naruszeniem przepisów Kodeksu Cywilnego. 

Jak wyegzekwować należność za zrealizowaną usługę? 

Na szczęście, ponieważ prawo stoi bezwzględnie po stronie przedsiębiorcy czekającego na pieniądze, istnieją metody na odzyskanie od klienta pieniędzy. Do sposobów tych zaliczamy:

• wezwanie do zapłaty - każdy usługodawca i sprzedawca od tego zaczyna dochodzenie swoich racji. Stosując tak zwaną miękką windykację, przedsiębiorca przypomina usługobiorcy o terminie zapłaty i konieczności uregulowania zobowiązania. Stosuje się przy tym szereg zabiegów, takich jak poinformowanie o naliczeniu odsetek, przekazaniu spawy do firmy windykacyjnej czy też zamieszczenia danych klienta na liście dłużników w bazie Biura Informacji Gospodarczej. Warto jest przy tym korzystać z wielu kanałów dotarcia i powtarzać ponaglenia regularnie, a także zachować dowody na to, że nieuczciwy usługobiorca był wielokrotnie informowany o istniejącym długu i płynących z tego konsekwencjach. 
• ostateczne wezwanie do zapłaty - gdy dotychczasowe działania są ignorowane przez dłużnika i nie przynoszą zamierzonego skutku, należy przygotować ostateczne wezwanie do zapłaty w formie pisemnej. W piśmie takim zawiadamia się, że w przypadku dalszego uchylania się od uregulowania zobowiązania, sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. 
• pozew sądowy - to już nieprzyjemna ostateczność, która wiąże się z kosztami i wieloma czasochłonnymi formalnościami.

Na szczęście wszystkiego tego można uniknąć. Jak to zrobić? Otóż dość prosto.

Faktoring - wygodny sposób na błyskawiczne otrzymanie należności

Aby w ogóle nie dopuścić do kłopotliwych sytuacji z nieopłaconymi usługami lub towarami, wielu właścicieli firm decyduje się na skorzystanie z usługi faktoringu. Nieuczciwi kontrahenci to jedno, ale niekiedy nawet widniejące na fakturze 14 dni do zapłaty bywa dla przedsiębiorcy niewygodne. Dzięki faktoringowi nie tylko problem opóźnień w płatnościach przestaje się liczyć - środki za wystawioną fakturę trafiają na konto usługodawcy nawet w ciągu 24 godzin, co ma przecież niebagatelne znaczenie dla finansów bodaj każdej firmy.

Usługa faktoringu polega na wykupie nieopłaconych faktur przez firmę faktoringową, która w zamian za określoną prowizję dochodzi należności od klienta. W usłudze faktoringu uczestniczą zatem trzy strony - przedsiębiorca, faktor oraz klient. Ten ostatni powinien wyrazić zgodę na faktoring.

Ogromnym plusem dla właściciela firmy korzystającego z usług firmy faktoringowej jest płynność finansowa i pewność co do regularnych wpływów należności. Z ewentualnymi opóźnieniami w płatnościach radzi sobie już firma faktoringowa, która bierze na siebie rozliczanie wierzytelności. W takiej sytuacji mówimy o pełnym faktoringu. Firma świadcząca tę usługę najczęściej korzysta wówczas ze specjalnego ubezpieczenia.

Faktoring świadczą zarówno banki, jak i instytucje finansowe niebędące bankami. Jak łatwo się domyślić, jest to oczywiście usługa płatna, w ramach której faktor pobiera najczęściej określony procent od wartości faktury. Przedsiębiorca zarabia zatem na swoich usługach mniej niż standardowo, jednak może spać spokojnie i nie martwić się płynnością finansową swojej firmy. Zanim jednak podejmie się decyzję o skorzystaniu z usług firmy faktoringowej, warto przekalkulować dokładnie czy jest to właściwe rozwiązanie dla danej firmy. 

Należy też pamiętać, że najczęściej w umowach dotyczących faktoringu są określone pewne limity, których dotyczyć będzie usługa. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę na kwotę wyższą niż określona w umowie, to będzie on musiał w tym konkretnym przypadku samodzielnie ściągać należność od swojego klienta. 

Kto może skorzystać z usług faktoringu?

Firma, której właściciel decyduje się na skorzystanie z faktoringu, musi spełnić pewne warunki stawiane przez bank lub instytucję finansową, które mają objąć ją tą usługą. Głównym warunkiem jest najczęściej obrót na określonym poziomie, ponieważ to właśnie on generuje przychód dla firmy faktoringowej. 

Czy faktoring jest bezpieczny dla firmy?

Jak najbardziej. Firmy świadczące te usługi to banki i instytucje finansowe spełniające obowiązujące standardy finansowe. Ponadto firmy faktoringowe prześwietlają kontrahentów firmy, dla której mają świadczyć usługę, a zatem dzięki ich weryfikacji zyskuje się niezbędną wiedzę na temat rzetelności swoich klientów. Ponadto, jak już wspomniane zostało powyżej, w przypadku faktoringu pełnego, w razie niespłacenia zobowiązania w terminie, windykacja długu leży po stronie firmy faktoringowej, co zdejmuje z przedsiębiorcy szereg opisanych wcześniej procedur związanych z wyegzekwowaniem należności.  

Faktoring - mniej kłopotów dla przedsiębiorcy

Podsumowując zalety tej usługi, należy raz jeszcze wskazać na zapewnienie płynności finansowej oraz na brak konieczności stosowania kłopotliwych procedur windykacyjnych. Ponadto, otrzymując niezwłocznie płatność za swoje usługi, przedsiębiorca sam ma możliwość wywiązywania się ze swoich należności w terminie. Czy jednak jest to rozwiązanie dla każdej firmy? Nie, nie w każdym przypadku będzie ono opłacalne. Warto zatem przyjrzeć się dokładnie strukturze finansów przedsiębiorstwa, zanim zapadnie decyzja, by zwrócić się do firmy faktoringowej.